FISCAL

Uno de los grandes retos que tiene cualquier organización en crecimiento, es tener el control de todas las actividades que se realicen dentro de ella, sin perder el objetivo principal de cumplir con los requisitos del cliente. Sin importar el tamaño de la organización ni su procedencia, siempre se busca un crecimiento a un corto, mediano o largo plazo, dependiendo de la estrategia de los directivos o accionistas, y en la mayoría de las veces, se toman decisiones de inversión sin tener una base sólida que pueda soportar todo ese desarrollo.

Actividades rutinarias como el pago de nómina, la contratación de personal, la búsqueda de proveedores y la misma operación, son tareas que muchas organizaciones no consideran importante estandarizar ni controlar. Hasta este punto podríamos decir que la ceguera de taller es un fenómeno que está presente; esto se debe a que todo lo que se hace es correcto e inmejorable, perdiendo el sentido por la mejora continua.

Teniendo estos elementos podemos sugerir que la organización no está lista para un crecimiento.

Implementación de sistemas de gestión

Tomar la decisión de comenzar con la implementación de un SG (sistema de gestión) no es fácil, pero sin duda los beneficios que traerán son sumamente buenos.

Al comenzar con la implementación la organización se dará a la tarea de alinear todas sus actividades en las mejores prácticas que existen en la industria, independientemente del core o negocio de la empresa; esto implica que se tiene que realizar un análisis a conciencia y decidir qué aporta valor y que no, para que se comiencen a priorizar las actividades, procesos o áreas. Esto ayudará a realizar una mejor asignación de los recursos en la planeación estratégica de la organización.

La implementación de un SG se puede dividir en cuatro fases importantes: planeación, ejecución, revisión y mejora. La planeación se define como la programación de actividades que se deben de realizar para que la organización pueda operar bajo el SG; en esta etapa se podrán definir las metas y objetivos a las que se quieren llegar.

Dentro de la fase de ejecución se puede empezar a documentar y estandarizar los procesos vitales de la organización con la finalidad de que las actividades planeadas se ejecuten bajo un mismo orden.

La revisión será la fase en la que se validarán los resultados de las actividades ejecutadas y se podrán comparar dichos resultados con los objetivos que se planearon desde un inicio.

En la fase de mejora, los resultados obtenidos en la revisión podrán ser analizados para detectar desviaciones o para tomar oportunidades que los potencialicen.

Un punto importante a considerar es que se deberá realizar la documentación necesaria para comenzar con la creación de una base de conocimiento en la que la organización pueda soportar todas las decisiones que requiere tomar. Los beneficios que se obtendrán pueden ser variados, por lo tanto, se mencionarán los más comunes:

·Estandarización de los procesos o actividades de la organización.

·Creación de base datos de conocimientos que ayudará en la toma de decisiones.

·Creación de una base sólida para un crecimiento a mediano o largo plazo.

·Aumento de las ganancias al aumentar la eficiencia y reducir los costos.

·Aumento en la satisfacción del cliente (este beneficio es de los más importantes).

·Mejora la imagen corporativa de la organización, de cara a los clientes y competidores.

Sistemas de gestión como medida de prevención

Para poder crear, mantener y mejorar un SG es de suma importancia la identificación de riesgos que puedan impactar de manera positiva o negativa los resultados de la organización. De hecho, ya existe una norma que habla sobre la identificación de riesgos y cómo tratarlos; esto es para que se consideren en la medida de lo posible aquellos factores que atentan contra la estrategia que se tiene planeada.

Dentro de estos ejercicios de identificación de riesgos no sólo se tocan temas que pertenecen al SG, sino que también se pueden considerar asuntos que se encuentran fuera del alcance del mismo. Por ejemplo, la situación que actualmente vive México por el cambio de gobierno ha causado una gran incertidumbre en las inversiones que se venían haciendo y que estaban por hacerse. Si llevamos esta cuestión a un análisis de riesgos, se podrían identificar las acciones que son necesarias realizar para mitigar, eliminar o aceptar este riesgo, y de esta manera empezar a tomar decisiones que encaminen a la organización al aprovechamiento de estas oportunidades.

En conclusión, podemos decir que un SG es una herramienta que encamina y dirige el crecimiento de las organizaciones por las actividades que se tienen que realizar para poder estar en sintonía con las mejores prácticas existentes, además de que nos proporciona información valiosa para la toma de decisiones, sin perder el foco a la satisfacción de los clientes. Entonces, una organización no sólo aumentará en tamaño, sino que también crecerá su prestigio y posicionamiento.